Memoria Organizacional Digital
MOD permite recordar sucesos o informaciones del pasado teniendo como base repositorios digitales. Dado a la cantidad de información digital, los repositorios digitales constituyen gran parte de la Memoria Organizacional.
Heijst, van der Spek y Kruizinga distinguen diferentes tipos de MOD:
• Ático de conocimiento: es la forma más simple y común de manejo de información, es básicamente una carpeta compartida.
• Esponja del conocimiento: se recolecta la información y puede ser implementada por medio de suscripciones a listas de correo.
• Publicista de conocimiento: consiste en un agente inteligente que en base a reglas definidas analiza la información y la distribuye hacia quien la requiere.
• Sistema de bombeo de conocimiento: para este modelo se requiere de tecnología capaz de detectar requerimientos de información y actuar en respuesta a los requerimientos, ubicándola y haciéndola llegar en el menor tiempo.
Los procesos de la MOD son:
Selección
Se debe evaluar la entrada del conocimiento, los expertos de dominio son quienes deben realizar esta operación, la selección se realiza en función de que información valiosa conviene almacenar de manera digital.
Codificación
Se debe transformar para facilitar la interpretación a la hora de recuperarla, los expertos son quienes deben decidir la forma de representación. El formato de representación es importante, porque facilitará la recuperación de la información almacenada. Formato es información sobre la forma en que se presenta la información, que dice como interpretar lo que ves.
Almacenamiento
Lo más importante en esta etapa es la clasificación u ordenamiento de la información contenida. Los activos intelectuales sólo podrán estar guardados en una forma estructurada para uso futuro si existen procedimientos para la clasificación y almacenamiento, la mejor forma de hacerlo es con una taxonomía común, una taxonomía es la ciencia que trata de principios, métodos y fines de la clasificación, siendo estructuras que ayudan a clasificar en una serie de grupos jerárquicos haciendo más fácil la identificación o localización de la información. Uno de los elementos más importantes para clasificar la información no estructurada son los metadatos, que permiten recuperar parte del contexto en el que la información se generó.
Recuperación
Los sistemas de información permiten que los recursos intelectuales sean aplicados eficientemente, intercambiando información dentro y fuera de las organizaciones. La recuperación implica que el usuario pueda acceder a cualquiera de los repositorios donde se encuentre la información que requiera. En el caso de la información estructurada se utilizan bases de datos accediendo por medio de sistemas, con información no estructurada se utilizan herramientas como procesadores de palabras, hojas de cálculo, etc. Sin embargo han surgido diferentes herramientas de administración de documentos, flujo de trabajo, administradores de contenido entre otros.
Dos de las formas que se puede llegar a la información que se requiere son: por navegación, es decir por medio de un recorrido en una clasificación o taxonomía, la segunda es a través de búsquedas, donde la persona que requiere la información planea una consulta y el sistema busca dicha información.
Referencia
Memoria Organizacional Digital, Gabriel Valerio Ureña, Centro de Sistemas de Conocimiento
Conocimiento para el desarrollo. Alzane Mjika Alberdi. Universidad de Deusto. San Sebastián. 2005
