El siguiente método es resultado del análisis hecho de las distintas propuestas de métodos para diseño de taxonomías, la lectura de los fundamentos teóricos y la experiencia del Centro de Sistemas de Conocimiento en el diseño de taxonomías de conocimiento.
El método para el diseño de taxonomías de documentos propuesto está formado por ocho etapas: planeación, alineación, diseño general, diseño particular, pruebas, capacitación, liberación y mantenimiento. En el caso del diseño general y particular, en cada etapa hay una instancia de aseguramiento.
Explicación del Método
Etapa de planeación
El objetivo de esta etapa es planear el proyecto que tendrá como resultado el diseño e implementación de una taxonomía para la organización de documentos digitales. En esta etapa se definen el equipo de trabajo encargado de dirigir el proyecto, los objetivos que se persiguen con la definición de la taxonomía, los recursos humanos, administrativos y tecnológicos con que se cuenta para el proyecto y el plan de desarrollo del proyecto en sí.
Etapa de alineación
El objetivo de esta etapa es alinear el plan de trabajo con la realidad de la organización o entidad. Se realiza a partir de la revisión del contexto de la empresa con respecto a los futuros usuarios de la taxonomía; la calidad, cantidad, ubicación de la información; la forma en que se organiza actualmente la información y las políticas que se seguirán para que de acuerdo a esta realidad se logre que la taxonomía futura haga sentido con la entidad.
Etapa de diseño general
El equipo de trabajo y los representantes de todas las áreas se reúnen para definir el diseño general de la taxonomía, entendiendo por ello a la definición del primer nivel de la taxonomía. Se debe definir el criterio a utilizar para el diseño del primer nivel de la taxonomía y el grupo de expertos que trabajará en la definición de la taxonomía para cada una de las categorías identificadas en el primer nivel. Antes de pasar a la siguiente etapa, se solicita una retroalimentación de la taxonomía a primer nivel propuesta, a los expertos de las áreas y se hacen los ajustes según se crea conveniente.
Etapa de diseño particular
El fin de esta etapa es diseñar los siguientes niveles de la taxonomía de acuerdo a la perspectiva de los expertos. La etapa se inicia con la revisión de taxonomía en su primer nivel, después se hace una revisión con los expertos sobre la información que se maneja en el área específica, para finalmente llegar a un diseño particular del área. Esta etapa tiene una importante actividad de aseguramiento de calidad al pedir retroalimentación de la taxonomía diseñada a los usuarios y proveedores de información clave para el área.
Etapa de pruebas
Asegura que la taxonomía diseñada haga sentido para los usuarios. Para ello se selecciona una muestra de usuarios de cada una de las categorías de primer nivel. La prueba se puede realizar con un cargado parcial de la información o con el cargado completo de la misma. En esta etapa se detectan posibles mejoras al diseño propuesto y se realizan los ajustes.
Etapa de Capacitación
Se prepara la capacitación para los usuarios de la taxonomía que consiste en lograr un entendimiento de la lógica de la taxonomía, la revisión de las políticas de uso, el entendimiento y uso de metadatos, y la forma en que se utilizarán las categorías lógicas.
Etapa de Liberación
La taxonomía se instrumenta en la tecnología disponible y se pone a disposición de toda la organización o entidad. Esta etapa debe ir acompañada del diseño del plan de mantenimiento para la taxonomía. Este plan incluye la definición de responsables de categorías específicas dentro de la taxonomía, por ello no puede realizarse antes de realizar los ajustes provenientes de las pruebas.
Etapa de Mantenimiento
Consiste en poner en práctica el plan de mantenimiento, el cual deberá incluir la forma en que se monitoreará el desempeño de la taxonomía, la forma en que se medirán los indicadores, los responsables de las áreas y el proceso para hacer los ajustes necesarios. Esta etapa no tiene un fin determinado pues es un proceso constante en la vida de una taxonomía.
Gabriel Valerio
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Pasos básicos para proyectos de Taxonomías según Verity
1. Definir el equipo
2. Analizar dependencias entre usuarios y contenidos
3. Desarrollar la taxonomía
3.1 Creación
3.2 Aseguramiento de calidad
3.3 Publicación
3.4 Mantenimiento
Referencia:
Verity. Classification, Taxonomies and You. Verity White Paper. Consultado en http://www.kmcenter.info/Documents/MK0648_ClassTaxmyYou.pdf en Febrero de 2005
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Un método para el diseño de taxonomías de documentos puede ser el método de diseño de taxonomías y metadatos, Taxonomy Strategies. que proponen Regli y Daniel (2005)
Los pasos son los siguientes:
1. Preparación (Plan y Prototipo)
1.1 Identificar objetivos con el equipo principal y los stakeholders
1.2 Inventariar contenido.
1.3 Especificar metadatos (campos y propósitos)
1.4 Modelar el contenido
1.5 Especificar vocabularios
1.6 Especificar procedimientos
1.7 Entrenamiento con una muestra pequeña
2. Versión Alfa (SME's)
2.1 Revisión de la muestra previa y los procedimientos preestablecidos con SME's
2.2 complementar el inventario si es necesario
2.3 Revisar metadatos
2.4 Revisar el modelo de contenidos (taxonomía), versión Alfa
2.5 Revisar vocabulario versión Alfa
2.6 Especificar vocabularios versión Alfa
2.7 Especificar flujos de trabajo versión Alfa
2.8 Entrenamiento con una muestra más grande que en el prototipo
3. Versión Beta (Algunos Usuarios)
3.1 Revisión con los usuarios Alfa
3.2 complementar el inventario si es necesario
3.3 Revisar metadatos
3.4 Revisar el modelo de contenidos (taxonomía), versión Beta
3.5 Revisar vocabulario versión Beta
3.6 Especificar vocabularios versión Beta
3.7 Especificar flujos de trabajo versión Beta
3.8 Entrenamiento con una muestra más grande que en la Beta
4. Versión Final (Todos)
4.1 Revisión con los usuarios Beta
4.1.1 Inventario 1.0
4.1.2 metadatos 1.0
4.2 Revisar el modelo de contenidos (taxonomía), versión 1.0
4.3 Revisar vocabulario versión 1.0
4.4 Especificar vocabularios versión 1.0
4.5 Especificar flujos de trabajo versión 1.0
4.6 Entrenamiento final
Referencia:
Regli, Theresa & Daniel, Ron. Taxonomies and Meta Data for Business Impact, Taxonomy Strategies LLC. Presentación de Conferencia. Consultada en http://www.taxonomystrategies.com/ en abril de 2005
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Dentro de los métodos para diseño de taxonomía de documentos se encuentra la taxonomía corporativa de Eric Woods [2004].
Pasos previos
1. Identificar Roles y Responsabilidades
2. Seleccionar un equipo de trabajo
3. Ser realista en la inversión de recursos requeridos
4. Buscar ayuda
5. Estar centrado en las necesidades del negocio
1. Auditoria
1.1. Clasificación de la información
1.2. Localizar recursos necesarios (en red)
1.3. Clasificarlos por prioridades
2. Usar una taxonomía existente u otro modelo de categorización
2.1. Establecer una estructura de taxonomía existente
2.2. Agregar a la taxonomía
3. Usar una tecnología de categorización
3.1. Taxonomía manualmente
3.2. Utilizar herramientas de sistemas para diseñar algunas taxonomías
4. Redefinir la taxonomía
4.1. Establecer un conjunto de líneas de guías para determinar
4.1.1. El máximo número de capas en la estructura jerárquica
4.1.2. El máximo número de documentos por categoría
4.1.3. El máximo número de categorías por documentos.
5. Prueba
5.1. Clasificar una selección de documentos, para probar la estructura
5.2. Ajustar la estructura
6. Aplicar un modelo de clasificación
6.1. Categorizar documentos
6.2. Probar y entrenar con documentos de prueba las herramientas de categorización
7. Monitoreo
7.1 Los documentos deben ser categorizados de tal manera como se vayan creando.
Referencia:
Woods, Eric. Building a corporate taxonomy: benefits and challenges. Ensight. (2004) Con-sultado en http://www.ensight.dk/component/option,com_remository/Itemid,53/func,fileinfo/filecatid,16/parent,category/ en Febrero de 2005
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Uno de los métodos para el diseño de taxonomías es el de Denis Bruno y Heather Richmond [2003], a continuación se presentan los pasos a seguir:
1. Recopilar información, y planear
1.1. Definir participantes
1.2 Definir las metas, alcances y reglas
1.3 Crear un plan de comunicación
1.4. Recopilar información sobre conducta
2. Crear la idea o bosquejo de la taxonomía
2.1. Confirmar el tipo de taxonomía que se va utilizar
2.2. Investigar sobre taxonomías existentes
2.3. Si se usa alguna aplicación se debe de saber las capacidades o limitaciones de este.
2.4. Top-down vs. Bottom-up
2.5. Agrupar documentos y jerarquizarlos. Empieza a crear el CV, thesaurus
2.6 Presentar la idea o bosquejo al comité
2.7 Definir Jerarquía
2.8. Buscar consejos sobre temas específicos a expertos, si es que es necesario
2.9. Presentar la idea o bosquejo al comité
3. Piloto
3.1. Seleccionar una área como piloto, o prototipo, con documentos simples
3.2 Probar con usuarios
4. Refinar y Finalizar
4.1 Refinar la estructura jerárquica
4.2. Lanzarlo en su totalidad
5. Entrenamiento a usuario
5.1. Reitere el valor de la taxonomía
5.2. Modificar sesiones
6. Asegure el desarrollo continuado
6.1. El personal
6.2. Mecanismos para actualizarse
Referencia:
Bruno, Denis y Richmond, Heather. The truth about taxonomies. Information Management Journal. Vol 37, Iss 2. Consultado en http://www.findarticles.com/p/articles/mi_qa3937/is_200303/ai_n9184320 en Febrero de 2005
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Algunos de los métodos que existen para el diseño de taxonomías son:
* Desarrollo de Taxonomía. Denis Bruno y Heather Richmond [2003]
* Taxonomía Corporativa. Eric Woods [2004]
* Diseño de Taxonomías y Metadatos. Taxonomy Strategies. Regli y Daniel (2005)
* Pasos básicos para proyectos de Taxonomías. Verity
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